Suplido y provisión de fondos son conceptos que los autónomos deben tener en cuenta a la hora de facturar. De hecho, la Ley del IRPF obliga a los profesionales en estimación directa a llevar un Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
Si quieres aclarar estos conceptos y saber si debes incluirlos en factura formando parte de la base imponible del IVA y del IRPF, continúa leyendo.
Qué es un suplido y cómo incluirlo en factura
¿Qué es un suplido?
En el ejercicio de tu actividad profesional habrás realizado gastos de cuyo pago debe responder tu cliente. Como su gestión y abono se encuentra dentro del servicio que prestas es habitual que los pagues tú.
Por ejemplo, el economista que prepara y presenta las cuentas anuales de una sociedad en el Registro Mercantil es el encargado de pagar los honorarios del depósito de cuentas. El Registro emitirá la factura a nombre de la sociedad y el profesional recuperará el dinero incluyendo el suplido en la factura por los servicios prestados.
Pero en el momento de facturar surgen dudas sobre cómo reflejar estos pagos en las facturas de servicios. ¿Deben estar sujetas a IVA e IRPF formando parte de la base imponible?
Como autónomo debes saber qué es un suplido y cómo se incluye en factura Share on X
Requisitos para que un gasto tenga la consideración de suplido
El artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA señala que no se incluyen en la base imponible “las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.
Por lo tanto, para que un gasto pueda tener la consideración de suplido, deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente. Se debe acreditar mediante la correspondiente factura expedida a su nombre.
- Que se haya abonado por orden del cliente, es decir, en virtud del encargo que éste ha realizado.
- Que pueda justificarse que se ha realizado su pago.
¿Qué es una provisión de fondos?
Es posible que un profesional se haga cargo de los suplidos y, posteriormente, solicite al cliente su reembolso. Pero lo habitual es que el autónomo reciba, con anterioridad, una cantidad suficiente para afrontar esa serie de gastos a realizar por cuenta y en nombre del cliente. A esto se le conoce como provisión de fondos.
Las provisiones de fondos pueden utilizarse para el pago de suplidos o para el abono de los honorarios del profesional. Debes tener mucho cuidado al distinguirlas ya que su tratamiento fiscal no es el mismo.
- Provisiones para el pago de suplidos: no forman parte de la base imponible del IVA ni del IRPF.
- Provisiones para el pago de honorarios: se consideran rendimientos de la actividad profesional. El IVA se devenga en el momento del adelanto de la provisión (como pago anticipado). Del mismo modo estará sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF en el momento en que se produzca el pago.
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Buenas tardes:
Tengo un local alquilado y mensualmente emito una factura al inquilino con la base imponible, IVA y retención. En el contrato de alquiler se especifica que los impuestos los pagaría él y a su nombre, pero la tasa de basura me la siguen cobrando a mi nombre. En el Ayuntamiento me dicen que no puede ir a nombre del inquilino.
Quisiera saber si el importe de esta tasa de basura se puede poner en la factura como suplido.
Muchas gracias.
Hola Manuela, gracias a ti por leer y comentar.
Como el IBI no está a nombre del inquilino no se considera un suplido. En Alquilar un local de tu propiedad detallo cómo debes incluir el IBI o cualquier gasto que repercutas al arrendatario en la factura que emites por el alquiler.
Saludos cordiales
Hola, me quedan cierta dudas: En mi caso soy un particular que tiene alquilado un local a un profesional, cuando firmamos el contrato acordamos que el tenía que hacerse cargo de todos los gastos de este, agua, luz, IBI, basuras, etc. En un primer momento me pidió la copia del recibo de la luz y junto con el contrato tramitó esta factura a su nombre, el resto de recibos le entregaba el aviso de cobro y el se encargaba de pagarlos, recientemente me ha pedido que los pague yo y se los incluya en la factura en concepto de suplidos, yo le comento que por lo que me he informado no se lo puedo incluir como suplido sino como otro concepto al que tendría que sumar la retención del 19% y el IVA del 21%, el me sigue insistiendo que concepto de suplido en este caso es perfectamente legal por que aún no figurando los recibos a su nombre el contrato así lo justifica.
Espero que me lo puedan aclarar.
Un saludo y disculpas por el tocho.
Hola Angel Luis
Como detallo en el artículo, la ley del IVA señala que para que un gasto pueda tener la consideración de suplido debe abonarse por orden del cliente, poder justificar su pago y hacerse en nombre y por cuenta del cliente. Esto se acredita mediante la correspondiente factura.
Por lo tanto, si las facturas de la luz no están a su nombre no podrán considerarse suplidos según el artículo 78.Tres.3º LIVA.
Saludos cordiales y gracias por leer el blog.
Por lo que leo, los suplidos van unidos siempre a una factura. En ese caso, dicha factura deberá contemplar número, fecha de expedición, etc. ¿No puede haber suplidos cuyos gastos se pasen al cliente de forma independiente sin necesidad de que formen parte de una factura?.
Hola Miguel Angel
Los suplidos son pagos que haces en nombre de tu cliente que le corresponden a él y que están relacionados con el servicio que le prestas. Por eso es lógico que se incluyan en la factura que emites por esos servicios.
Estupendo artículo y muy bien explicado. Saludos
Muchas gracias Mar. Me alegra que te haya gustado.
Falta cómo contabilizarlo.
Hola José María. Gracias por comentar.
En el artículo he tratado el tema de los suplidos desde el punto de vista fiscal.
Desde el punto de vista contable, el suplido se contabiliza en una cuenta corriente transitoria, por ejemplo, (552) Cuenta corriente con otras personas.
Siguiendo el ejemplo del artículo, el emisor de la factura contabilizará
Al pagar el suplido:
48,40 (552) Cuenta corriente con otras personas a Tesorería (57) 48,40
Al emitir la factura
154,40 (430) Clientes
15,00 (473) HP, retenciones a Prestación de servicios (705) 100,00
a HP Iva repercutido (477) 21,00
a C/C con otras personas (552) 48,40
Me gusta el artículo, solamente aclarar que, a mi entender, no existen provisión de fondos para pago de honorarios, lo que realmente existe es un anticipo de remuneración y por lo tanto habrá que emitir factura, el importe está sujeto al IVA, y a retención si fuera el caso.
Gracias por tu comentario Antonio.
Llámalo provisión de fondos para el pago de honorarios o anticipo. Pero debe quedar claro que no es un suplido y, por lo tanto, está sujeto a IVA y a retención si quien paga es autónomo o empresa.
Un buen artículo. La duda es cuando el profesional , en el desarrollo de la gestión , paga facturas que emiten a nombre de ese profesional y que debe repercutir a su cliente. A menudo me preguntan si debe incluirlo en los honorarios por la base o por el total. Yo les respondo que si el profesional que factura puede deducirse el iva , que lo haga por la base y si no por el total. ¿Es un criterio correcto?
gracias
Lo mejor es intentar que esas facturas de gastos en la gestión vayan a nombre del cliente para que así se puedan considerar suplidos y no estén sujetas a IVA o retención al incluirlas en tu factura.
Si eso no es posible, el criterio que tú señalas es el más lógico para evitar el efecto impositivo de estos gastos.