Una sociedad inactiva es una empresa que no ejerce ninguna actividad económica. Comunica su baja en la actividad a Hacienda y queda en una especie de letargo a la espera de ser reactivada o liquidada.

En la mayoría de los casos, se deja la sociedad inactiva o “dormida” por si en un futuro puede reactivarse la misma actividad u otra. Así se evitan los gastos de disolución y constitución de una nueva entidad. También se salva la sensación de fracaso que puede acarrear el cerrar definitivamente una empresa en la que se pusieron tantos esfuerzos e ilusiones.

Otros de los motivos para mantener la sociedad aunque no realice ninguna actividad es evitar los trámites y gastos que conlleva la disolución y posterior liquidación de la entidad.

Y es que dejar una sociedad inactiva es más fácil que liquidarla. Disolver y liquidar una empresa no es gratis. Ocurre como en los entierros, los costes se disparan.  Hay que realizar multitud de trámites como:

  • redactar el acta con el acuerdo de disolución
  • confeccionar el inventario
  • realizar las operaciones de liquidación
  • otorgar la escritura de extinción
  • inscribirla en el Registro Mercantil
  • liquidar el ITPyAJD (Operaciones societarias)
  • realizar la baja censal en Hacienda…

Sin embargo, para una sociedad quede inactiva sólo hay que comunicar el cese de actividad a Hacienda.

¿Cómo se declara una sociedad inactiva?

Primero hay que aprobarlo en una Junta General.

Después debe comunicarse a Hacienda, presentando una modificación en la declaración censal del modelo 036. Hay que marcar la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades sin disolución. Entidades inactivas)” También se rellenará la casilla 141 “Fecha efectiva del cese”.

El plazo para presentar este modelo es de un mes desde que cesa la actividad.

modelo 036 para dejar una sociedad inactiva

Aunque dejar inactiva una sociedad es más fácil que liquidarla, ten en cuenta que seguirá teniendo obligaciones y responsabilidades #Sociedades17 Clic para tuitear

Si piensas que al comunicar la baja en la actividad a Hacienda y dejar la sociedad inactiva te puedes olvidar de ella,  estás muy equivocado. Dejar una sociedad inactiva conlleva una serie de responsabilidades y obligaciones. Vamos a analizarlas.

Obligaciones de una sociedad inactiva

Obligaciones fiscales

IVA

La primera consecuencia de declarar una sociedad inactiva es que a partir de la fecha de cese de la actividad no se pueden emitir facturas. Además, el IVA soportado en las facturas recibidas no será deducible porque la sociedad no se encuentra en el ejercicio habitual de sus operaciones (art. 93 de la Ley del IVA).

La empresa no tendrá que presentar las declaraciones trimestrales de IVA ni su correspondiente resumen anual.

Pero cuidado, si la fecha de cese es el 30 de junio, no tendrás que presentar las declaraciones de IVA del tercer y cuarto trimestre del año. Pero si el resumen anual, recopilando las operaciones realizadas en los dos primeros trimestres en los que sí se desarrolló la actividad.

Sociedad inactiva, Impuesto Sociedades

Cualquier sociedad, por el simple hecho de existir, está obligada a presentar el Impuesto sobre Sociedades. De hecho, el propio modelo de declaración del Impuesto contempla la posibilidad de presentarlo sin actividad económica. Habrá que marcar la casilla 026 “Entidad inactiva”.

sociedad inactiva en el impuesto sobre sociedades

Al marcar esta casilla sólo se puede rellenar el balance. No se tiene acceso a la cuenta de Pérdidas y Ganancias porque durante la inactividad no se admite ningún resultado, ni positivo ni negativo.

Cuidado: sólo hay que señalar esta casilla cuando la empresa haya estado sin actividad económica durante todo el período impositivo

Si la fecha efectiva de cese de la actividad es el 31 de mayo, en la declaración del Impuesto sobre Sociedades de ese año no habrá que marcar la casilla 026 ya que los primeros meses del ejercicio ha tenido actividad.

Retenciones

Aunque los gastos originados durante la inactividad no sean deducibles, la sociedad está obligada a retener a los profesionales que les prestan servicios (asesores, Registro Mercantil…). Deberá liquidar e ingresar estas retenciones a través del Modelo 111 de Retenciones y pagos a cuenta del IRPF y su resumen anual Modelo 190.

¿Qué ocurre si una sociedad inactiva vende inmovilizado o existencias?

Debe repercutir IVA por estas ventas. La sociedad tendrá que tramitar su alta en la actividad a través de la modificación de la declaración censal (Modelo 036). Una vez realizada la venta, puede volver a declarar el cese de actividad económica.

Estará obligada a presentar la declaración trimestral de IVA y el resumen anual.

En la declaración del Impuesto sobre Sociedades de ese ejercicio no deberá marcar la casilla 026 “Entidad inactiva” ya que ha realizado operaciones que han producido un resultado.

Seguridad Social

Los socios trabajadores y los administradores de estas empresas podrán darse de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social, siempre y cuando no realicen ninguna otra actividad que los incluya en este régimen.

Si acudes a un PAE (Punto de Atención al Emprendedor) podrás realizar el cese de actividad de una SL a través de internet . Con un solo documento, tramitarás el cese de actividad de la sociedad y la baja en la Seguridad Social de los socios administradores y los familiares colaboradores.

Sociedad inactiva, obligaciones mercantiles

La empresa estará obligada a:

  • llevar la contabilidad
  • legalizar los libros
  • formular las cuentas anuales para su aprobación en Junta General
  • y depositar las cuentas en el Registro Mercantil.

La obligación de depositar las cuentas es fundamental para las sociedades inactivas. Su incumplimiento puede ocasionar multas de entre 1.200 a 600.000 euros atendiendo a la dimensión de la entidad.

Obligación de disolver la sociedad

El artículo 363 de la Ley de Sociedades de capital señala entre otras causas que la sociedad deberá disolverse:

“a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior al año.”

Debes tener mucho cuidado. Si tu sociedad permanece más de un año inactiva, estará en causa de disolución.

Responsabilidad de los administradores de la sociedad inactiva

Por no convocar la Junta General en caso de más de un año de inactividad

Cuando la sociedad permanece más de un año inactiva, el administrador debe convocar en el plazo de dos meses la Junta General para tomar las medidas oportunas. Si no lo hace,  será el responsable de las deudas contraídas por la sociedad desde ese momento.

Por no pagar las deudas tributarias existentes a la fecha de cese de actividad

Aunque la sociedad esté inactiva debe pagar todas las deudas contraídas.

La Ley General Tributaria deriva la responsabilidad a los administradores cuando no se paguen las obligaciones tributarias existentes al aprobarse la inactividad.

Los administradores de hecho o de derecho serán responsables subsidiarios siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieran tomando medidas causantes del impago.

Merece la pena dejar una sociedad inactiva

Aunque es más fácil y menos costoso dejar una sociedad inactiva que liquidarla no hay que olvidar todas las obligaciones que conlleva la inactividad.

Las consecuencias, en forma de sanciones por no presentar el Impuesto sobre Sociedades o depositar las cuentas en el Registro, pueden ser significativas.

Como se puede ver, mantener una empresa inactiva lleva una serie de costes asociados, tanto económicos como administrativos, por lo que no es recomendable mantener mucho tiempo esta situación.

Además hay que tener en cuenta que la inactividad está pensada para un plazo no superior al año. Si esta situación se prolonga, como sucede en la práctica en la mayoría de los casos, se deben tener presentes los problemas y responsabilidades para el administrador.

Lo mejor será pensar fríamente si merece la pena dejar la sociedad inactiva con vistas a reactivarla en un futuro o proceder a su disolución. Aunque sus costes sean más elevados, a medio y largo plazo puede salir más rentable.

 

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