Si tu actividad como autónomo te obliga a viajar con frecuencia, ¿Te has preguntado si tienes derecho a cobrar por los gastos realizados? ¿Cuál es el precio del kilómetro recorrido? ¿Cómo incluyes dietas y desplazamientos en factura? Vamos a resolver estas cuestiones.
El artículo 17.1.d) de la Ley del IRPF exceptúa de los rendimientos íntegros del trabajo las dietas y asignaciones para gastos de viaje que se refieran a locomoción y las normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, señalando que reglamentariamente se establecerán límites a esta excepción.
Pero tal y como señala el artículo en su punto 1 esta regulación no es aplicable a los autónomos porque sus ingresos no proceden de rendimientos del trabajo sino de actividades económicas. Por ello, no podrás aplicar esta ventaja sobre las dietas y desplazamientos. Deberás incluirlos en factura si repercutes los gastos al cliente.
Autónomo: cómo incluir dietas y desplazamientos en factura
Precio del kilometraje
El informe Captio del Kilometraje señala en 0,24 euros el precio medio del kilometraje en 2023 frente a los 0,23 euros en 2021. El mínimo se situó en 0,05 y el máximo en 0,82 euros, pero la mayoría de las empresas pagan entre 0,19 y 0,30 euros.
Es difícil determinar cuál es el gasto exacto por kilómetro. Debe compensar no sólo el desembolso en combustible sino también el desgaste del vehículo, el seguro, los impuestos, el mantenimiento e incluso el tiempo que gastas en el desplazamiento.
¿Cómo incluir dietas y desplazamientos en factura?
Si cobras los gastos realizados en dietas y desplazamientos para prestar un servicio al cliente tienes dos opciones para incluirlos en factura:
Como un concepto más
En este caso, debes incluir las dietas y desplazamientos como un elemento más de la base imponible. Ya sea dentro del propio concepto del servicio realizado o indicándolo de forma independiente. Ten en cuenta que debes aplicar el IVA y la retención que corresponda, igual que al resto de la base imponible de la factura.
#Autónomo si las facturas de #dietas y desplazamientos están a tu nombre deberás incluirlas como un elemento más de la base imponible. Y aplicarle el mismo tipo de IVA y retención Share on X
¿Qué tipo de IVA se aplica a estos conceptos?
Los servicios de alojamiento o de alimentación pueden tener un IVA reducido. Si te lo han aplicado en las facturas recibidas por estos gastos no significa que tú también puedas repercutir el mismo tipo reducido en tus facturas. Y es que tú no prestas el servicio de alojamiento o manutención sino el servicio para el que el cliente te ha contratado.
Por eso, tienes que aplicar a estos conceptos el mismo tipo de IVA y de retención de IRPF utilizado para el servicio en sí que has prestado. En ningún caso, debes tomar como IVA el especificado en la factura del hotel o del restaurante. Eso sólo sería aplicable si tu actividad fuera la hostelería.
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Dietas y desplazamientos en factura como un suplido
La otra opción para repercutir al cliente el gasto realizado en dietas y desplazamientos en factura al prestarle un servicio es incluir dicho gasto como un suplido.
Un suplido es un gasto cuyo pago corresponde al cliente pero que tú adelantas en su nombre.
No se incluye dentro de la base imponible, por lo que no está sujeto a IVA o IRPF. Para ello la factura de gastos ha de emitirse a nombre del cliente y no al tuyo.
#Autónomo: el #suplido es un gasto a nombre del cliente por lo que no debes incluirlo en tu base imponible ni aplicarle #IVA y #retención Share on XDebes facilitarle el original de la factura para que pueda registrarla en su contabilidad. Así podrá deducirse los gastos e impuestos inherentes, ya que es el cliente quien ha soportado la carga tributaria.
Conviene, además, guardar junto con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido. De este modo, siempre podrás justificar la naturaleza y necesidad del mismo ante una inspección tributaria.
Al considerar el gasto como suplido, el desembolso realizado no influirá en tus declaraciones de impuestos. No lo incluirás en la base imponible del IVA ni tributarás en renta por él.
Si eliges esta opción, es importante que previamente te pongas de acuerdo con tu cliente sobre los gastos que asumirá. Si solicitas la factura a su nombre y luego no te reembolsa su importe, no sólo habrás perdido el dinero invertido sino que además no podrás deducirte este gasto en tu actividad.
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Buenos días compañera,
Me asalta una duda, tengo que facturar unos gastos de desplazamiento. Los gastos se han facturado a mi nombre y por tanto no puedo incorporar como suplidos.
Mi pregunta es, en la factura que yo le emito al cliente, la suma de facturas que formarán la base imponible deben ser la suma de las facturas con el IVA ya repercutido, o por el contrario mi base imponible debe ser la suma de las bases imponibles de las facturas que están a mi nombre.
Lo preguntó, porque caso de que la base imponible de mi factura se la suma de las facturas con el iva ya repercutido, el IVA de la factura que yo emita sera superior, siendo que al final tendré que pagar más IVA del que podré desgravar .
no se si me habré explicado con claridad.
Hola Alejandro
Lo normal es considerar la base imponible de las facturas que están a tu nombre y vas a repercutir a tu cliente. Sobre todo en el caso de que el IVA que has soportado sea deducible para ti.
Pero si consideras las facturas por el importe total, estarías repercutiendo un mayor IVA a tu cliente, que es quien finalmente lo pagaría.
Saludos cordiales
Buenas tardes:
He hecho un trabajo fuera de MAdrid, donde resido, y me he desplazado con mi propio coche. Quiero incluir el kilometraje en la factura, pero todas las facturas de la gasolina que consumí durante el trayecto las puse a mi nombre.
En el caso de gastos suplidos que solamente incluyan kilometraje (y no dietas), ¿las facturas de la gasolina han de ir a nombre del cliente?
¿Lo he hecho mal?
Muchísimas gracias.
Hola Mercedes, gracias a ti por leer y comentar.
Un suplido es un gasto por cuenta del cliente. Por eso la factura debe ir a su nombre.
Para recuperar el dinero que has gastado en desplazamientos debes facturarlo (debe ir dentro de la base imponible) dentro del servicio realizado o de forma independiente. Pero estará sujeto a IVA y retención.
Saludos cordiales
Me ha aclarado muchísimas dudas. Las explicaciones con mucho detalle y fáciles de entender. Muchas gracias.
Hola Silvia
Muchas gracias por comentar y por tus palabras.
Me alegra que te haya resultado fácil de entender. Y si lo puedes aplicar en tu día a día, mejor todavía.
Es un placer servirte de ayuda.
Saludos cordiales
Hola.
No he visto el informe completo de Captio, solo lo que han puesto en un artículo del blog (https://www.captio.net/blog/). Gracias por ponerlo en abierto, además me parece muy interesante el análisis de este artículo.
Gracias.
Hola Vicente, me alegro que te haya gustado el artículo.
Saludos cordiales y gracias por leer el blog