¿Hasta cuándo hay que conservar las facturas y otros documentos contables?

¿Plazo para  conservar las facturas y otros documentos relacionados con tu actividad? Debes hacerlo porque así lo exige la ley. Pero el tiempo requerido varía en función del tipo de normativa: mercantil, tributaria, laboral, subvenciones, blanqueo de capitales…

No te precipites. Existen plazos que debes tener en cuenta antes de destruir los documentos relativos a tu actividad económica. Guárdalos porque pueden pedírtelos en unos años.

¿Quién está obligado?

Tanto los autónomos, empresarios o profesionales, como las empresas. Incluso aunque hayan cesado su actividad.

En caso de fallecimiento son los herederos los encargados de ocuparse de estos documentos. Si se trata de una sociedad disuelta, se encargarán los liquidadores de la entidad.

¿Qué debes conservar?

Es conveniente guardar todos los documentos que se generen en la actividad de la empresa. Todos los que sirven de base para elaborar la contabilidad y realizar la declaraciones, parciales o anuales, de impuestos.

Se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad respecto de su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a Hacienda el acceso a ellos.

Es decir, es necesario conservar las facturas en su soporte original. Aunque tendemos a conservar las facturas en formato electrónico, Hacienda puede requerir la presentación de los libros registros y de las facturas originales que le sirven de soporte.

¿Qué dice la legislación mercantil sobre el plazo para conservar las facturas?

El Código de Comercio estable en su artículo 30 que : “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”

¿Y la legislación fiscal?

La Ley General Tributaria (LGT) recoge esta obligación en su artículo 29, señalando en el art. 70 que deberá cumplirse en el plazo previsto en la normativa mercantil. Así se cubre suficientemente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias establecido en el art. 66 de la LGT.

No hay que olvidar que los distintos impuestos tienen fecha diferente para el inicio del cómputo del plazo de prescripción.

Tomemos el ejemplo de una factura emitida el 9 de febrero de 2021. A efectos de IVA se incluirá en la declaración correspondiente al primer trimestre de 2021 cuyo plazo de presentación termina el 20 de abril de 2021. La fecha de prescripción de este impuesto será 4 años después, el 20 de abril de 2025.

A efectos del impuesto de sociedades, la factura se considerará en la declaración de 2021, cuya fecha de presentación terminará el 25 de julio de 2022. Contando 4 años, el plazo de prescripción terminará el 25 de julio de 2026.

Normas especiales para conservar las facturas

Interrupciones

Cuando la prescripción se interrumpe por cualquier acto de la Administración o del propio contribuyente, el cómputo de la prescripción se inicia de nuevo y deberás conservar cuatro años más la documentación.

Inmovilizado

En el caso de bienes utilizados en la actividad durante más de un año, debes guardar las facturas durante toda su vida útil, más otros cuatro años desde las última declaración donde se hubiesen incluido las amortizaciones.

Bases imponibles negativas

El artículo 26.5 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que la Administración puede comprobar las bases imponibles negativas  en los 10 años siguientes al término del plazo de presentación de la declaración donde se originó el derecho a la deducción de esta base imponible negativa.

Transcurrido este plazo, el contribuyente deberá acreditar que la base imponible negativa resulta procedente mediante la exhibición de la declaración presentada y de la contabilidad depositada en el Registro Mercantil.

Así, si en 2021 una empresa tiene pérdidas que originan una base imponible negativa en la declaración del Impuesto sobre Sociedades a presentar hasta el 31 de julio de 2022, Hacienda podrá comprobar la procedencia de esa base imponible negativa hasta el 31 de julio de 2032. Si la compensación se produce en un periodo posterior a 2032, Hacienda sólo podrá requerir a la sociedad para que exhiba la declaración de sociedades de 2021 y las cuentas de ese año depositadas en el Registro.

¿Qué dice la legislación laboral sobre el plazo para conservar las facturas?

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social regula en su artículo 4 esta materia. Así, el plazo de prescripción de la infracciones en el ámbito laboral es de 3 años, mientras que las relacionadas con la Seguridad social prescriben a los 5 años.

Se deben conservar los justificantes de altas y bajas de trabajadores, de los contratos de trabajo y de los pagos salariales.

Desde 2019, el empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un período mínimo de 4 años.

¿Y la normativa sobre protección de datos?

Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos en 2018, los documentos, que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenían un plazo de destrucción estipulado. Pero desde ese momento, se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser eliminados de forma segura.

No se indica un plazo de conservación de forma expresa, sino que, los datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.

Según la normativa o sector del que estemos hablando, los plazos de conservación de los datos personales pueden variar.

Por ejemplo:

– Los expedientes generados por un abogado o procurador se deben conservar al menos durante 5 años ya que es el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidades profesionales.

– Los expedientes de mediación en asuntos civiles y mercantiles se han de conservar, como mínimo 4 meses

– Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia serán cancelados en el plazo máximo de 1 mes desde su captación. Salvo que en las grabaciones se aprecien infracciones penales o administrativas graves o muy graves que no se podrán eliminar.

– Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante 3 años, incluidas las imágenes grabadas. No obstante, lo datos estarán debidamente bloqueados.

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